Pierwszy miesiąc działalności to dobry moment, żeby ustalić z księgowością nie tylko termin przekazywania faktur. Trzeba też wiedzieć, jak dokumentować sprzedaż, które zakupy mają związek z firmą, jak obiegają dokumenty i kto pilnuje zgłoszeń oraz terminów. Im wcześniej uzgodnisz te zasady, tym mniej rzeczy trzeba będzie później odtwarzać z wiadomości, zdjęć i wyciągów bankowych.
1. Potwierdź założenia przyjęte przy rejestracji firmy
Przekaż księgowej datę rozpoczęcia działalności, formę prawną, wybraną formę opodatkowania, zakres usług lub produktów i planowaną sprzedaż. Powiedz także, czy pracujesz równolegle na etacie, planujesz zatrudnienie, sprzedajesz za granicę albo chcesz korzystać z finansowania na start. To nie są szczegóły „na później”: od nich zależy, które pytania podatkowe i ubezpieczeniowe trzeba rozstrzygnąć od razu.
Jeżeli dopiero wybierasz biuro, pomocny będzie tekst dlaczego warto ustalić księgowość jeszcze przed założeniem firmy. W tym poradniku skupiam się już na pierwszych tygodniach po starcie.
2. Ustal, kto odpowiada za zgłoszenia i sprawdza ich potwierdzenia
Rejestracja firmy w CEIDG i zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczeń to powiązane, lecz nie tożsame czynności. ZUS wskazuje, że zgłoszenie siebie jako osoby ubezpieczonej należy co do zasady przekazać w ciągu siedmiu dni od daty rozpoczęcia działalności; dokument można także dołączyć do wniosku CEIDG. Ustal z księgowością, kto wysyła właściwy formularz i gdzie znajdziesz urzędowe potwierdzenie. Jeśli Twoja sytuacja jest nietypowa, na przykład łączysz firmę z etatem, sprawdź indywidualnie, jakie ubezpieczenia Cię dotyczą.
Osobno omów VAT. Rejestracja VAT-R, zwolnienie i obowiązki przy sprzedaży zagranicznej zależą od rodzaju czynności oraz Twojej sytuacji. Nie zakładaj, że decyzję można odłożyć do pierwszego dużego kontraktu. Ministerstwo Finansów wskazuje, że zgłoszenie VAT-R przed pierwszą czynnością podlegającą opodatkowaniu jest wymagane, gdy powstaje obowiązek rejestracji. Jeżeli nie jesteś pewien, poproś o analizę przed rozpoczęciem sprzedaży.
3. Uzgodnij codzienny obieg dokumentów
Wybierz jeden sposób przekazywania faktur, rachunków, korekt, potwierdzeń płatności i dokumentów dotyczących finansowania. Ustal, czy księgowość pobiera dokumenty z systemu, czy wysyłasz je samodzielnie; kiedy zamykacie miesiąc; jak zgłaszasz brak dokumentu; kto odpowiada za opis zakupu; oraz jak szybko otrzymujesz informację o błędzie.
Warto też ustalić, jak będą dokumentowane transakcje opłacane z prywatnego rachunku, zaliczki od klientów i wydatki poniesione przed startem firmy. Nie każda płatność automatycznie staje się kosztem podatkowym. O jej ujęciu decydują dokument, związek z działalnością i konkretne przepisy, więc nie rozstrzygaj tego na podstawie samego paragonu lub wpisu z internetu.
4. Policz pierwsze zobowiązania, nie tylko koszt otwarcia
Załóż prosty kalendarz: wynajem, raty i inne płatności umowne, terminy rozliczeń z urzędem i ZUS, wypłaty, płatności od klientów. Sprawdź z księgowością, kto wylicza należności, kto je płaci i kiedy otrzymasz informację o kwocie. Rezerwuj środki na te płatności na bieżąco, zamiast traktować cały wpływ na konto jak dostępny zysk.
Jeżeli startujesz z dotacją lub pożyczką, prowadź obok zwykłej księgowości także listę wydatków zgodnych z umową finansowania i terminy rozliczenia z operatorem. To dwie powiązane, ale odrębne kontrole. W artykule o budżecie na start i wyborze finansowania wyjaśniam, dlaczego koszt uruchomienia firmy trzeba oddzielić od kosztu jej utrzymania.
5. Ustal rytm współpracy, zanim pojawi się problem
Zapytaj, w jakiej formie zgłaszać nowe rodzaje sprzedaży, zakup samochodu, zatrudnienie pierwszej osoby, współpracę zagraniczną albo zmianę adresu. Ustal, kiedy potrzebujesz odpowiedzi księgowej, a kiedy indywidualnej opinii doradcy podatkowego. W Projekt Biznes pracują księgowi i doradca podatkowy; Rafał Nowak nie jest doradcą podatkowym. Ten artykuł porządkuje pytania, ale nie wybiera za Ciebie rozwiązania podatkowego.
Jeśli jesteś przed pierwszą fakturą i chcesz sprawdzić, czy nie brakuje Ci ważnego ustalenia, umów bezpłatną konsultację Projekt Biznes. Porozmawiamy o etapie firmy, dokumentach i decyzjach, które warto skierować do księgowych lub doradcy podatkowego.
Krótka lista na koniec pierwszego miesiąca
- Mam potwierdzenie właściwych zgłoszeń i wiem, kto monitoruje kolejne terminy.
- Wiem, gdzie przekazywać dokumenty sprzedaży i zakupów oraz do kiedy.
- Rozumiem, kto odpowiada za VAT, rozliczenia i płatności.
- Oddzielam pieniądze na działalność bieżącą od środków na zobowiązania i rozliczenie finansowania.
- Wiem, kogo zapytać przed nietypową transakcją, a nie dopiero po jej zaksięgowaniu.
Nie musisz znać odpowiedzi na każde pytanie podatkowe. Dobrze jednak wiedzieć, które pytania zadać we właściwym momencie. Bezpłatna konsultacja może pomóc uporządkować pierwsze kroki i wskazać, co wymaga dalszej, indywidualnej analizy.
